Ý tưởng đến từ nhu cầu của khách hàng

Ngọc Liên Food – một thương hiệu Việt về các sản phẩm đặc sản mắm có cơ sở chế biến, văn phòng đại diện được đặt tại quận Tân Phú, và một nhà máy thực phẩm đặt tại xã Tân Thới Nhì, Huyện Hóc Môn, thành phố Hồ Chí Minh.

Lĩnh vực hoạt động:

• Sản xuất, chế biến, kinh doanh và xuất khẩu thực phẩm chua ngọt và mắm đặc sản.
• Thương mại và dịch vụ.

Sản phẩm:

• • Đặc sản mắm.
  • Thực phẩm chua ngọt.
  • Trái cây ngâm đường.
  • Thực phẩm chay.

Về đối tác phân phối, sản phẩm của Ngọc Liên Food trải dài khắp các hệ thống siêu thị, cửa hàng tiện ích từ nội địa cho tới quốc tế điển hình như AEON, BigC, Co.op Mart, VinMart …

Với những đặc thù về sản phẩm cũng như lĩnh vực hoạt động trên, Ngọc Liên Food yêu cầu một hệ thống phần mềm kế toán có khả năng phát hành được một khối lượng hóa đơn khổng lồ khi cần thiết nhưng đồng thời cũng phải đáp ứng được tính tiện dụng, đơn giản, và thân thiện với người dùng.

Giải pháp dựa trên năng lực

Đi vào khảo sát thực tế, không tránh khỏi những khó khăn ban đầu, với khối lượng hóa đơn khổng lồ phải xuất mỗi ngày, từ vài trăm đến vài nghìn hóa đơn, hệ thống phải đáp ứng được các yêu cầu sau:

• • • Quy trình làm và xuất hóa đơn phải đơn giản đến mức tối đa.
    • Dữ liệu phải được xử lý kịp thời và đẩy lên hệ thống của Viettel một cách chính xác và nhanh chóng nhất và quan trọng nhất là phải được đồng bộ với hệ thống kế toán.
    • Hỗ trợ công cụ chuyển đổi hóa đơn hàng loạt (dùng gửi cho khách hàng xác thực hàng hóa đi đường).

Xuất phát từ những khó khăn trên, với kinh nghiệm triển khai trên 15 năm từ các sản phẩm phần mềm lớn nhỏ, đội ngũ triển khai của Sắc Màu đi vào làm việc hết năng suất, hoàn thiện giải pháp nhằm mang lại lợi ích tối ưu cho khách hàng.

Triển khai thực tế

Sau thời gian khảo sát, đội ngũ lập trình và triển khai của Sắc Màu đã hoàn thiện và bàn giao hệ thống đưa vào sử dụng thực tế trong vòng chỉ chưa tới 1 tuần.

Để đáp ứng được tính đơn giản, các tính năng chính của cả quy trình phát hành hóa đơn điện tử lên hệ thống Viettel chỉ gói gọn trong 1 màn hình nhập liệu xuất hóa đơn, mà cụ thể là 3 nút bấm trên.

Để phát hành được 1 hóa đơn lên hệ thống hóa đơn điện tử của Viettel, các kế toán của Ngọc Liên Food chỉ đơn giản là nhập vào thông tin cần xuất hóa đơn và bấm nút “Ký hđđt”. Hệ thống sau đó sẽ tự động xử lý và đẩy dữ liệu lên datacenter của Viettel xác thực, lưu trữ hóa đơn.

Đó là phần xử lý dử liệu bên trên và chịu sự tương tác của khách hàng, còn xử lý sâu bên dưới, các nhân viên trong đội ngũ lập trình của Sắc Màu phải viết thuật toán “đảo sổ” khi phát hành 1 hóa đơn. Vì lí do đáp ứng tính đồng bộ giữa hệ thống kế toán và hệ thống hóa đơn điện tử của Viettel, nên trên phần mềm kế toán phải khai báo và theo dõi cùng lúc 2 sổ hóa đơn: 1 sổ theo dõi số chứng từ nội bộ trên phần mềm và 1 sổ theo dõi số hóa đơn từ hệ thống của Viettel gửi về. Mặc dù chỉ 1 hóa đơn nhưng được theo dõi cùng lúc trên 2 sổ và khi tìm kím trên mỗi sổ sẽ trỏ về chính xác hóa đơn đó.

Để dễ hình dung hơn về thuật toán “đảo sổ”, có thể giải thích quy trình mà chương trình xử lý như sau:

• • • Khi lập hóa đơn, phần mềm cho phép kế toán nhập Quyển số (Kýhiệu), Số seri và Số hóa đơn (1), đây là số chứng từ theo dõi trên sổ nội bộ của phần mềm.
    • Sau khi bấm nút “Ký hđđt”, hệ thống thông báo phát hành thành công, trên Viettel sẽ trả về Quyển số (Ký hiệu), Số seri và Số hóa đơn đã xác thực, đây là số chứng từ hợp lệ, có xác thực của đơn vị phát hành cũng như chứng thực của cơ quan thuế hoặc cơ quan có thẩm quyền (Viettel). Lúc này trên màn hình nhập liệu, số chứng từ sổ nội bộ sẽ được thay thế bằng số chứng từ hợp lệ có xác thực.

Sau khi xác thực thành công, hệ thống sẽ tự động gửi link cho khách hàng thông qua địa chỉ email đã khai báo từ trước, kèm theo đó là 1 Mã bí mật (HĐĐT) (2). Khách hàng phải có đầy đủ 2 thông tin này thì mới xem được hóa đơn trên hệ thống của Viettel.

Một tính năng không kém phần quan trọng đó là “Chuyển đổi hđđt”. Sau khi xác thực, thông báo cho khách hàng thành công, trong trường hợp khách hàng yêu cầu chuyển đổi thành hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi đi đường thì hệ thống phải đảm bảo được khả năng chuyển đổi hàng loạt. Đây cũng là một trong những bất cập mà nhiều hệ thống hóa đơn điện tử hiện nay chưa đáp ứng được. Một lần nữa, bộ phận lập trình lại bắt tay vào làm việc và giải quyết tốt vấn đề.

Nghiệm thu

Sau thời gian triển khai và bàn giao, hệ thống đi vào sử dụng thực tế trong vòng chưa đầy 2 tuần, và với 1 thống kê đến từ phía khách hàng Ngọc Liên Food, đã có gần 1000 “tờ hóa đơn” được phát hành lên hệ thống của Viettel cùng với tính năng chuyển đổi hóa đơn hàng loạt rất thuận tiện thì khối lượng công việc của các kế toán hầu như được giảm thiểu tới 80%.

Ngọc Liên Food là 1 trong các đối tác tiền đề để Sắc Màu có thể phát triển hơn về mảng Quy trình phát hành hóa đơn điện tử. Và với nền tảng vững chắc đó, Sắc Màu hy vọng trong tương lai có thể có nhiều đối tác hơn để thực hiện cũng như hoàn thiện các giải pháp mà Sắc Màu đang sẵn có.