Tầm quan trọng của chuyển đổi số là điều không thể phủ nhận. Tuy nhiên, bên cạnh việc tạo ra những cơ hội “tái sinh” mới cùng “lực đẩy” giúp doanh nghiệp bứt phá thì việc làm sao để xây dựng một quy trình chuyển đổi số hoàn chỉnh và phù hợp cũng đang là thách thức đối với nhiều doanh nghiệp. Bởi không phải ai cũng hiểu rõ chuyển đổi số là gì và các bước trong quy trình chuyển đổi số.
1. Chuyển đổi số là gì ?
Chuyển đổi số (Digital transformation) là xu hướng chung của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0. Song không có một định nghĩa chung nào cho khái niệm chuyển đổi số. Đối với mỗi doanh nghiệp, tổ chức có mô hình và phương thức quản lý khác nhau thì định nghĩa về chuyển đổi số cũng khác:
Theo ý kiến của Microsoft: Chuyển đổi số là việc tư duy lại cách thức các tổ chức tập hợp mọi người, dữ liệu và quy trình để tạo những giá trị mới.
Công ty tư vấn và nghiên cứu toàn cầu Gartner lại cho rằng: Chuyển đổi số là việc sử dụng các công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, tạo ra những cơ hội, doanh thu và giá trị mới.
2.Xác định ý nghĩa của Chuyển đổi số với doanh nghiệp
Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có được góc nhìn toàn cảnh và xác định được tại sao mình cần chuyển đổi số. Bất chấp sự khác biệt về ngành, điểm xuất phát và mục tiêu, mọi doanh nghiệp đều có thể xác định được ý nghĩa của Chuyển đổi số nếu trả lời được những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không? Năng suất có cần cải tiến thay đổi không? Khả năng đổi mới hiện nay có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?
- Doanh nghiệp nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số? Phạm vi Chuyển đổi số của doanh nghiệp và ngành nghề là rất khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào con người (ví dụ: hoạt động linh hoạt ứng dụng trên quy mô lớn) hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin (thay thế các nền tảng CNTT cũ và chuyển sang các nền tảng mới như điện toán đám mây)?
- Làm thế nào để hiện thực hóa câu chuyện Chuyển đổi số? Lãnh đạo sẽ cần tập trung vào phát triển năng lực, chuyên môn nào để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?…
Quy trình chuyển đổi số và lợi ích đối với doanh nghiệp
3. Số hóa các tài liệu, quy trình
Đây là bước cơ bản nhất trong quy trình chuyển đổi số ở doanh nghiệp. Tất cả các tài liệu giấy cần được chuyển hóa thành định dạng kĩ thuật số và có thể lưu trữ tài liệu trên Cloud. Việc này đem lại rất nhiều những lợi ích cho doanh nghiệp. Nó không những giúp doanh nghiệp có thể dễ dàng quản lí cũng như tìm kiếm được dữ liệu khi cần mà còn tăng độ bảo mật của tài liệu.
Lấy ví dụ trong trường hợp doanh nghiệp đào tạo chuyển đổi số nội bộ, việc chuyển đổi tài liệu sang dạng số hóa sẽ mang lại hiệu quả cao hơn.
Các quy trình hoạt động trong công ty cũng nên dần được chuyển đổi số hóa để việc chuyển đổi số được tối ưu hiệu quả.
Quy trình của doanh nghiệp được chia thành:
- Quy trình nội bộ doanh nghiệp.
- Quy trình làm việc với khách hàng.
Số hóa quy trình sẽ tiết kiệm thời gian làm việc và giải quyết vấn đề, giảm thiểu chi phí nhân sự và tăng năng suất xử lí công việc,… Thêm vào đó, quy trình làm việc với khách hàng được số hóa cũng sẽ dễ dàng hơn, tăng sự hài lòng của khách hàng. Từ đó sẽ làm tăng tính cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
4. Chuẩn bị và lên kế hoạch phát triển nhân lực.
Con người cũng là một yếu tố đóng vai trò quan trọng trong quy trình chuyển đổi số. Họ sẽ hỗ trợ thực hiện thành công quy trình này, bắt buộc doanh nghiệp cần có một đội ngũ nhân lực có đầy đủ kiến thức chuyên môn và có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này.
Đồng thời, doanh nghiệp cần tạo được một môi trường làm việc thoải mái, nhằm đảm bảo nhân viên không bị gò bó và tạo nhiều áp lực trong lúc làm việc. Điều đó sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của công việc.
5. Áp dụng công nghệ mới, cải tiến
Các doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay đang gặp rất nhiều khó khăn trong việc xây dựng hạ tầng công nghệ để phục vụ quá trình chuyển đổi số. Chính vì thế, việc áp dụng công nghệ mới phải được chuẩn bị và thực hiện một cách kĩ lưỡng và toàn diện.
Trong bối cảnh hiện nay, các nền tảng công nghệ phục vụ cho chuyển đổi số ngày càng nhiều và tối ưu hơn. Tuy nhiên, các doanh nghiệp vẫn nên chú trọng trong việc xem xét, tìm hiểu và đưa ra lựa chọn phù hợp và có hiệu quả cao nhất cho doanh nghiệp của mình.
Nếu lựa chọn không chính xác sẽ khiến nhân viên không thể áp dụng và phát huy hiệu quả của nền tảng công nghệ đó. Việc chuyển đổi số từ đó có nguy cơ thất bại hoặc khó khăn hơn rất nhiều.
6. Đánh giá và cải thiện lại quy trình
Sau khi thực hiện xong 5 bước đã được nêu trên, doanh nghiệp cần đánh giá lại toàn bộ quá trình cũng như là kết quả đạt được có đáp ứng được với mục tiêu đã đặt ra không? Nếu chưa hoàn thành tốt thì cần có những biện pháp nào để cải thiện chuyển đổi đó?
