Những lưu ý khi lựa chọn phần mềm kế toán cho doanh nghiệp

Với một doanh nghiệp để quản lý tình hình tài chính – kế toán của doanh nghiệp, ngoài việc xây dựng đội ngũ nhân sự để quản lý thì việc tìm kiếm và lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với nhu cầu, quy mô của doanh nghiệp là điều hết sức cần thiết.

Dưới đây là các yếu tố lựa chọn phần mềm kế toán

tiêu chí lựa chọn phần mềm kế toán

1. Phần mềm kế toán phải  phù hợp với lĩnh vực hoạt động (ngành/nghề)

Trên thị trường hiện nay có thể chia ra các lĩnh vực hoạt động như sau:

  • Lĩnh vực thương mại
  • Lĩnh vực dịch vụ
  • Lĩnh vực xây lắp
  • Lĩnh vực sản xuất

Không phải bất kỳ ngành nghề nào, lĩnh vực nào cũng dùng chung một phần mềm kế toán giống nhau. Mỗi ngành nghề, lĩnh vực đều có một đặc thù riêng biệt. Do đó, phần mềm kế toán cũng phải có các tính năng riêng và đặc thù để phù hợp với tính chất  hoạt động của doanh nghiệp. Hơn nữa còn phải đúng chuẩn theo quy định của BTC.

2. Phần mềm phải đáp ứng các yêu cầu về kế toán tài chính và quản trị

Kế toán được chia thành 2 mảng: kế toán tài chính và kế toán quản trị.

  • Kế toán tài chính là đáp ứng các yêu cầu về sổ sách và báo cáo cho các cơ quan nhà nước, các nhà đầu tư, ngân hàng.
  • Kế toán quản trị phục vụ nhu cầu quản trị nội bộ của công ty, đó là cung cấp các báo cáo phân tích số liệu về bán hàng, khách hàng, mua hàng, nhà cung cấp, hàng tồn kho, phân tích chi phí.

Một số doanh nghiệp dùng phần mềm chỉ để phục vụ cho kế toán tài chính. Nhưng nhiều DN lựa chọn phần mềm kế toán còn để phục vụ vận hành cho doanh nghiệp. Thế nên lựa  chọn phần mềm kế toán phải đáp ứng được nhu cầu sử dụng của DN.

3. Phần mềm kế toán phải có dịch vụ hỗ trợ và bảo hành sau bán tốt

Khi lựa chọn phần mềm kế toán, DN cần quan tâm đến chế độ bảo hành cũng như các dịch vụ sau bán. Vì DN khi sử dụng phần mềm kế toán cần được hỗ trợ và đào tạo chuyên sâu.

4. Phần mềm kế toán thân thiện, dễ sử dụng

Đây là yếu tố quan trọng nhưng rất nhiều DN bỏ quên. Phần mềm kế toán phải có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và dễ cài đặt. Ngoài ra, còn có khả năng làm việc từ xa, làm việc mọi lúc mọi nơi thông qua internet. Điều này giúp cho DN dễ dàng hơn trong quản lý công việc cũng như đáp ứng được tính kịp thời của dữ liệu.

5. Lựa chọn phần mềm kế toán có khả năng tích hợp, mở rộng linh hoạt

Khi DN lựa chọn phần mềm kế toán cũng cần phải xem xét đến yếu tố này. DN cần xem xét:

  • Nó có thể phát triển khi doanh nghiệp phát triển và nhanh chóng tích hợp các dòng sản phẩm mới và thích nghi với sự thay đổi tổ chức hay không? 
  • Liệu nó có cho phép tích hợp với các hệ thống khác, chẳng hạn như ERP và BI không? 
  • Nó có thể nhập, xuất và hợp nhất dữ liệu từ bảng tính và ứng dụng xử lý văn bản không? 
  • Nó có cấu trúc mở cho phép các tiện ích tùy chỉnh hay không?

Tất cả những yếu tố trên là vô cùng quan trọng mà hầu  như  các DN đều bị lãng quên bởi không nhìn thấy được sự phát triển trong tương lai của chính DN của mình.

6. Tính bảo mật

Phần mềm kế toán có đáp ứng tiêu chuẩn bảo mật hay không. Đặc biệt là tính năng phân quyền cũng như khả năng sao lưu tự động tích hợp. Điều này làm tránh đi những rủi ro trong doanh nghiệp.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *