Nhằm giúp các bạn kế toán mới không bị bỡ ngỡ khi phải làm quyết toán thuế cuối năm, chúng tôi xin hệ thống lại các công việc cần chuẩn bị khi Quyết toán thuế cuối năm.
Bước 1: Sắp xếp các chứng từ gốc
– Các bạn hãy sắp xếp chứng từ gốc hàng tháng/ hàng quý theo tuần tự của bảng kê thuế đầu vào đầu ra mà doanh nghiệp đã in và nộp báo cáo cho cơ quan thuế hàng tháng/ hàng quý: Bắt đầu từ tháng 1 đến tháng 12 của năm tài chính hoặc từ quý 1 đến quý 4 , các chứng từ gốc: hóa đơn đầu vào đầu ra được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT hàng tháng/quý đã nộp cho cơ quan thuế
Lời khuyên: Mỗi tháng/quý bạn kê khai thuế GTGT thì hãy để riêng ra và đánh dấu chúng lại theo từng tháng/quý thì cuối năm kết toán bạn không cần phải dò và sắp xếp chúng lại.
– Mỗi chứng từ hoặc một nhóm chứng từ phải kèm theo đầy đủ các chứng từ liên quan. VD: hóa đơn mua vào phải kèm đầy đủ phiếu chi, phiếu nhập kho…,
– Tất cả phải có đầy đủ chữ ký theo chức danh.
– Đi kèm theo chứng từ của năm nào là báo cáo của năm đó. Một số báo cáo thường kỳ là: Tờ khai kê thuế GTGT hàng tháng, Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, Xuất Nhập Khẩu, Môn Bài, Tiêu thụ đặc Biệt, báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp tạm tính hàng quý
– Báo cáo tài chính, quyết toán thuế TNDN, TNCN, hoàn thuế kèm theo của từng năm
Bước 2: Chuẩn bị sổ sách phải in ( tùy theo mỗi doanh nghiệp áp dụng hình thức sổ sách riêng, ở đây công ty bên mình làm theo hình thức nhật ký chung)
– Sổ nhật ký chung
– Sổ nhật ký bán – mua hàng
– Sổ nhật ký thu – chi tiền
– Sổ chi tiết công nợ phải thu – phải trả cho tất cả các khách hàng, các nhà cung cấp
– Biên bản xác nhận công nợ của từng đối tượng (nếu có) cuối năm.
– Sổ quỹ tiền mặt và sổ chi tiết ngân hàng.
– Sổ cái các tài khoản: 131 , 331, 111, 112, 152, 153, 154, 155, 211, 214,…621, 622, 627, 641, 642,…Tùy theo doanh nghiệp sử dụng quyết định 48 hoặc 15.
– Sổ tổng hợp về tình hình tăng giảm, khấu hao tài sản cố định, công cụ dụng cụ
– Thẻ kho/ sổ chi tiết vật tư
– Bảng tổng hợp nhập xuất tồn từng kho
– Toàn bộ chứng từ đã nhập đều phải in ra ký (đầy đủ chữ ký).
Bước 3: Sắp xếp các hợp đồng mua – bán hàng
– Sắp xếp đầy đủ các hợp đồng mua – bán hàng theo thứ tự từng hợp đồng và mua hàng riêng, bán hàng riêng. Kèm theo các biên bản, giấy tờ, phụ lục hợp đồng của từng khách hàng, từng nhà cung cấp như: biên bản nghiệm thu, biên bản thanh lý…
Hợp đồng lao động và hệ thống thang bảng lương: hợp đồng lao động, bảng lương, phải có chữ ký đầy đủ
– Các quyết định bổ nhiệm, điều chuyển công tác, tăng lương.
Hồ sơ pháp lý
– Chuẩn bị đầy đủ cả gốc và photo công chứng (xác thực).
– Các công văn đến/đi liên quan đến cơ quan thuế
Bước 4: Kiểm tra lại các chi tiết khác
– Kiểm tra tra đối chiếu giữa sổ chi tiết với sổ tổng hợp tài khoản (sổ cái)
– Kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh so với sổ định khoản: hóa đơn đầu ra – vào và sổ kế toán
– Kiểm tra đối chiếu công nợ khách hàng
– Kiểm tra các khoản phải trả
– Kiểm tra dữ liệu nhập và khai báo thuế giữa hóa đơn đầu vào – ra với bảng kê khai thuế. Đầu vào và đầu ra có cân đối
– Kiểm tra lại xem định khoản các khoản phải thu và phải trả định khoản có đúng
– Kiểm tra lại bảng lương xem ký có đầy đủ, số liệu trên sổ cái 334 và bảng lương có khớp : Đối với nhân viên phải có hồ sơ đầy đủ
Bước 5: Các công việc cần làm
– Kiểm tra sự phù hợp của tất cả chứng từ ( các hóa đơn có đầy đủ con dấu, chữ ký…)
– Kiểm tra lại các hạch toán, và việc khai thuế ở bước 1 và bước 4
– Kiểm tra lập báo cáo quyết toán thuế TNDN, TNCN, BCTC theo đúng quy định của pháp luật và luật thuế.
– Điều chỉnh lại các sai sót cho phù hợp (nếu có)
– Làm việc và giải trình với cơ quan thuế
Hướng dẫn kỹ năng kiểm tra sổ sách kế toán
– Nhật ký chung
+ Rà soát lại các định khoản kế toán xem đã định khoản đối ứng Nợ – Có đúng chưa.
+ kiểm tra xem số tiền kết chuyển vào cuối mỗi tháng đã đúng chưa.
+ Tổng phát sinh ở Nhật Ký chung = Tổng phát sinh Ở Bảng Cân đối Tài Khoản
– Bảng cân đối tài khoản
+ Tổng Số Dư Nợ đầu kỳ = Tổng số Dư Có đầu kỳ = Số dư cuối kỳ trước kết chuyển sang
+ Tổng Phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh ở Nhật Ký Chung trong kỳ
+ Tổng Số dư Nợ cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ
+ Nguyên tắc Tổng Phát Sinh Bên Nợ = Tổng Phát Sinh Bên Có
– Tài khoản 1111 tiền mặt:
+ Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
+ Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1111 = Số phát sinh Nợ Có TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Quỹ Tiền Mặt
+ Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 1111 = Số dư cuối kỳ TK 1111 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Quỹ Tiền Mặt
– Tài khoản 112 tiền gửi ngân hàng:
+ Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 112 = Số dư nợ đầu kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ đầu kỳ Sổ tiền gửi ngân hàng = Số dư đầu kỳ của số phụ ngân hàng hoặc sao kê;
+ Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 112 = Số phát sinh Nợ Có TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh Nợ Có Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số phát sinh rút ra – nộp vào trên sổ phụ ngân hàng hoặc sao kê
+ Số dư nợ cuối kỳ sổ cái TK 112 = Số dư cuối kỳ TK 112 trên bảng cân đối phát sinh = Số dư Nợ cuối kỳ Sổ Tiền Gửi Ngân Hàng hoặc sao kê = Số dư cuối kỳ ở Sổ Phụ Ngân Hàng hoặc sao kê
– Tài khoản 334 :
+ Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 334 = Số dư nợ đầu kỳ TK 334 trên bảng cân đối phát sinh,
+ Tổng Phát sinh Có trong kỳ = Tổng phát sinh thu nhập được ở Bảng lương trong kỳ (Lương tháng + Phụ cấp + tăng ca),
+ Tổng phát sinh Nợ trong kỳ = Tổng đã thanh toán + các khoản giảm trừ ( bảo hiểm) + tạm ứng;
+ Tổng Số dư Có cuối kỳ = Tổng số dư Có cuối kỳ ở bảng cân đối phát sinh
+ Tài khoản 142,242,214: số tiền phân bổ tháng trên bảng phân bổ công cụ dụng cụ có khớp với số phân bổ trên số cái tài khoản 142,242,214
– Thuế Đầu ra – đầu vào:
+ Tài khoản 1331: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO,
+ Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
+ Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
+ Tài khoản 33311: số tiền phát sinh ở phụ lục PL 01-1_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO,
+ Số dư nợ đầu kỳ sổ cái TK 1331 = Số dư nợ đầu kỳ TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Thuế GTGT còn được khấu trừ kỳ trước chuyển sang [22];
+ Số Phát sinh nợ có sổ cái TK 1331 = Số phát sinh Nợ Có TK 1331 trên bảng cân đối phát sinh = Số phát sinh trên tờ khai phụ lục PL 01-2_GTGT: BẢNG KÊ HOÁ ĐƠN, CHỨNG TỪ HÀNG HOÁ, DỊCH VỤ MUA VÀO
+ Nếu trong tháng phát sinh đầu ra > đầu vào => nộp thuế thì số dư cuối kỳ Có TK 33311 = chỉ tiêu [40] tờ khai thuế tháng đó
+ Nếu còn được khấu trừ tức đầu ra < đầu vào => thuế còn được khấu trừ kỳ sau chỉ tiêu [22] = số dư đầu kỳ Nợ TK 1331, số dư Cuối Kỳ Nợ 1331 = chỉ tiêu
– Hàng tồn kho
+ Số dư đầu kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn đầu kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Số Phát sinh Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Nhập trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Số Phát sinh Có Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Xuất trong kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Số dư cuối kỳ Nợ Sổ cái, CĐPS TK 152,155,156 = Tồn cuối kỳ 152,155,156 ở bảng kê nhập xuất tồn
+ Tổng phát sinh Nhật Ký chung = Tổng phát sinh (Nợ Có) trong kỳ trên bảng Cân đối phát sinh
+ Các Tài khoản Loại 1 và 2 ko có số dư Có ( trừ lưỡng tính 131,214,129,159..) chỉ có số dư Nợ, cũng ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tải khoản loại 3.4 ko có số dư Nợ ( trừ lưỡng tính 331,421…) chỉ có số dư Có, ko có số dư cuối kỳ âm
+ Các tài khoản từ loại 5 đến loại 9 : sổ cái và cân đối phát sinh phải = 0 , nếu > 0 là làm sai do chưa kết chuyển hết
TỔNG CỘNG TÀI SẢN = TỔNG CỘNG NGUỒN VỐN trên Bảng Cân đối kế toán