“Nhân vô thập toàn” – Không ai là hoàn hảo cả, và tất nhiên các nhà quản lý cũng vậy. Các nhà quản lý cũng sẽ mắc phải những sai lầm trong quản lý dự án. Tuy nhiên, biết trước được những sai lầm phổ biến sẽ giúp tránh được những hiểm họa khôn lường. Dưới đây là các lỗi các nhà lãnh đạo và các nhà quản lý dự án thường tạo ra mà có thể khiến các dự án gặp nguy hiểm.
1. Sai lầm trong quản lý kỹ năng thành viên nhóm
Nguồn lực của nhóm là vô cùng quan trọng. Phân bổ nhân sự trong nhóm làm đúng việc là một trong những yếu tố thành công trong quản lý dự án. Người lãnh đạo giỏi sẽ biết cách khai thác tối đa khả năng của thành viên nhóm mình. Đồng thời biết cách kết nối các kĩ năng và khả năng của từng thành viên trong nhóm. Ví dụ việc thuê tới ba lập trình viên website (developer) chưa chắc đã là điều cần thiết. Bạn phải biết được những điểm mạnh cũng như điểm yếu của mỗi thành viên trong việc tổ chức cơ sở dữ liệu, lập trình, hay thiết kế giao diện người dùng (UI) để có thể tận dụng năng lực tối ưu của từng người.
2. Bổ nhiệm một người quản lý dự án không giỏi
Việc nhận trách nhiệm cho một dự án và điều hành không hề dễ dàng. Nó thậm chí còn khó hơn nữa nếu người được giao phó chưa có kinh nghiệm trong quản lý dự án. Với những dự án có tầm quan trọng hoặc có quy mô lớn, thì tốt nhất là giao chúng cho một người quản lý dự án giàu kinh nghiệm.
3. Không quản lý được phạm vi công việc
Phạm vi ở đây không phải lúc nào cũng giữ nguyên. Đôi lúc sẽ cần phải điều chỉnh để phù hợp. Người quản lý nên có một quy trình quản lý phạm vi trong cơ chế quản lý của mình. Họ cần phải ra quyết định có nên đồng tình và chấp nhận sự thay đổi đó không. Người quản lý không thể điều chỉnh tiến độ và ngân sách theo yêu cầu phát sinh sẽ làm ảnh hưởng không nhỏ đến việc triển khai dự án.
4. Kỹ năng lập tiến độ công việc kém
Tiến độ dự án giúp cho dự án đi đúng quy trình (và kết thúc đúng thời gian quy định). Nó cũng là một trong thước đo quan trọng nhất của sự thành công của dựa án. Nó cũng giúp tránh hiệu ứng domino, kéo một loạt nhiệm vụ trong dự án thất bại theo. Vì thế hãy chắc chắn rằng tổng tiến độ dự án luôn luôn hiển thị một cách rõ ràng và mọi người đều biết đến.
5. Vấn đề về cái tôi
Cái tôi quá lớn sẽ gây tiêu cực tới những thành viên trong đội đưa ra ý kiến của mình. Tuy quyết định cuối cùng luôn nằm trên bờ vai của nhà quản lý dự án. Nhưng nếu làm việc theo “cách của tôi mới là đúng” rất nguy hiểm. Nếu cái tôi quá lớn sẽ làm khách hàng và thành viên khó hợp tác. Vai trò của người quản lý dự án là đảm bảo các thành viên trong nhóm làm việc một cách tối ưu để đạt được mục tiêu đề ra, chứ không phải trở thành “vua” của người khác.
6. Đánh giá thấp công sức
Những nhà quản lý dự án phải chắc chắn họ luôn thực tế với việc dự án yêu cầu cái gì nhằm ngăn chặn các vấn đề phát sinh trong lúc triển khai. Nhiều khi trong lúc lập kế hoạch, các nhà quản lý dự án thường có thói quen xoa dịu khách hàng. Việc đánh giá thấp công sức cần có để thực hiện dự án này sẽ trở nên cực kì vất vả. Nếu bạn hứa hẹn quá nhiều với khách hàng thì gánh nặng sẽ dồn lên các thành viên trong nhóm. Họ sẽ bị ép phải làm việc nhanh hơn và rẻ hơn so với những gì họ xứng đáng.
7. Chuyện bé xé ra to
Khi xuất hiện các vấn đề về dự án, chúng cần phải được phát hiện và giải quyết ngay lập tức. Rất nhiều dự án gặp phải vấn đề nhỏ nhưng rồi trở thành vấn đề rất lớn và làm mất lòng tin của khách hàng, cũng như những người thực hiện dự án. Vậy nên, mỗi khi một vấn đề mới lộ diện, hãy giải quyết nó ngay lập tức.
8. Không biết cách xin sự giúp đỡ
Nếu bạn đang bị mắc kẹt trong vai trò một nhà quản lý, hãy kêu gọi sư trợ giúp. Người quản lý dự án không cần phải biết tất cả mọi thứ. Việc bạn kiêu ngạo và không chịu tìm kiếm sự giúp đỡ có thể đẩy dự án của bạn vào một mối nguy nghiêm trọng. Hãy bắt đầu bằng việc xin lời khuyên từ chính đội nhóm của mình. Nếu bạn cần hỗ trợ quản lý khách hàng hay dự án, hãy hỏi ý kiến đồng nghiệp hay quản lý cấp trên. Quan trọng nhất là phải trung thực và lạc quan với yêu cầu của mình.
9. Đồng ý với mọi thứ
Là một quản lý dự án nên linh động và luôn sẵn lòng hỗ trợ khách hàng của mình. Nhưng việc luôn luôn đồng ý là một thói quen xấu mà cuối cùng có thể khiến các dự án vượt khỏi phạm vi kiểm soát. Với cương vị là một quản lý dự án, bạn cần phải biết khi nào là đủ, và quan trọng hơn hết là làm thế nào để từ chối yêu cầu của khách hàng một cách khéo léo mà thời gian và ngân sách không cho phép.
10. Bỏ qua những lỗi lầm của thành viên nhóm
Với tư cách là một quản lý dự án, nhiệm vụ và mối ưu tiên cao nhất của bạn chính là sự thành công của khách hàng. Do vậy điều này có thể dẫn đến những quyết định, cho dù với ý đồ tốt, vẫn không mang đến kết quả tốt cho dự án và nó cũng không khiến cho các thành viên trong nhóm hài lòng. Trở thành một quản lý dự án không phải là một việc dễ dàng và kể cả khi sai lầm xảy ra, nhưng biết được những lỗi sai thường gặp nhất này có thể giúp bạn phòng tránh và bảo vệ dự án của mình.
Phần mềm quản lý dự án STHINK – Công cụ hữu hiệu cho các nhà quản lý
Phần mềm quản lý tiến độ dự án công việc giúp người quản lý nắm bắt tiến độ thực hiện dự án nhanh chóng.
Mục tiêu phần mềm quản lý tiến độ dự án
- Quản lý khách hàng, phân quyền thông tin cho nhân viên quản lý khách hàng
- Kiểm soát sự thay đổi thông tin khách hàng, thêm mới khách hàng qua kiểm duyệt
- Lưu lại lịch sử giao dịch cuộc gọi, tương tác
- Quản lý tài liệu liên quan đến khách hàng
- Quản lý hợp đồng đã ký
- Quản lý việc xin nghỉ phép, công tác .
- TimeSheet
- Duyệt, quản lý chi phí theo từng dự án
- Hệ thống dashboard tuỳ biến theo từng user
Còn chần chừ gì nữa mà không đăng ký ngay để được hưởng các ưu đãi từ phần mềm quản lý dự án Sthink.