Phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả – SThink HRM

Trong quá trình phát triển của một doanh nghiệp, dù có thay đổi thế nào thì con người vẫn luôn là trung tâm, là yếu tố quan trọng nhất của một doanh nghiệp. Do đó, công tác quản lý nhân sự đóng một vai trò quan trọng tạo ra sức mạnh phát triển của doanh nghiệp.

Quản lý nhân sự

Tuy nhiên, từ thực tế cho thấy quản trị nhân sự trong doanh nghiệp không phải là một công việc dễ dàng khi nó yêu cầu sự hài hòa giữa lợi ích của người sử dụng lao động và người lao động, sự hiệu quả trong quá trình tuyển dụng, thu hút, đào tạo và phát triển đội ngũ cũng như sự khéo léo trong việc xây dựng tính đoàn kết trong doanh nghiệp.

1. Quản lý nhân sự bằng công cụ thủ công

Đã từ lâu quản lý nhân sự bằng Excel được coi là công cụ quen thuộc của bộ phận nhân sự và cấp quản lý trong nhiều doanh nghiệp. Sự quen thuộc này thậm chí còn được coi là lẽ đương nhiên. Nhân viên ở nhiều công ty vẫn đang từng ngày từng giờ trung thành với công việc nhập liệu, chia sẻ và tra soát thủ công trên những file thông tin này. Thế nhưng khi quy mô của doanh nghiệp càng lớn thì công việc quản lý, tra soát thông tin bằng cách thủ công này lại thêm vất vả và khó khăn.

Sử dụng excel để chấm công nhân viên

Những vấn đề thường gặp khi quản lý nhân sự bằng Excel:

  • Thông tin liên quan đến nhân sự không được theo dõi tập trung, không có sự liên kết thông tin trực tiếp giữa các bộ phận.

    Dữ liệu phân tán dưới nhiều file khác nhau, dẫn đến mất thời gian khi cần báo cáo số liệu. Thông tin nhân sự cập nhật không kịp thời, ảnh hưởng đến việc ra quyết định của lãnh đạo.
  • Sự sắp xếp thông tin trên các file quản lý không đồng nhất giữa các bộ phận.

    Mỗi bộ phận/cá nhân lưu trữ, sắp xếp, theo dõi thông tin theo sự hiểu biết và kinh nghiệm cá nhân của mình dẫn đến người khác muốn sử dụng thông tin phải nhập lại/ sao chép vào file theo dõi của mình nên sai sót là điều dễ hiểu.
  • Không đảm bảo bảo mật.

    Trong công tác quản lý nhân sự chứa rất nhiều dữ liệu nhạy cảm như: mức lương của từng nhân sự, số CMND/CCCD, mã số thuế TNCN, số sổ BHXH, số hợp đồng, lý do nghỉ việc,… tuy nhiên, các biểu mẫu Excel thực sự không đảm bảo bảo mật, không có phân quyền truy cập thông tin. Mặc dù chủ sở hữu file có thể đặt mật khẩu truy cập, tuy nhiên vẫn không tránh khỏi các trường hợp bị rò rỉ ra ngoài. Việc kiểm soát bảo mật gần như là không thể. Nếu muốn hạn chế thông tin thì phải chia ra nhiều tập tin hoặc thư mục để chia sẻ. Trong trường hợp dữ liệu thường xuyên thay đổi sẽ mất nhiều thời gian và nhân lực để thực hiện.
  • Mất thời gian chấm công, tính lương.

    Nếu công ty có số lượng nhân viên lớn và quản lý ca kíp phức tạp, thì bộ phận nhân sự rất mất thời gian xếp ca, tính công và tính lương cuối tháng. Đó là chưa kể các phát sinh, tranh cãi do thiếu công, do sót ca hay làm phiếu lương bị sai.
    Đối với những ngành hàng có đặc điểm là các nhân viên di chuyển liên tục tại nhiều điểm, nhân viên thay đổi liên tục hay công ty có nhiều chi nhánh thì việc kiểm soát chấm công cho nhân viên trở nên khó khăn. Việc thực hiện quét vân tay, xóa người, tốn rất nhiều thời gian, công sức.
  • Khả năng tích hợp kém.

    Nhược điểm của biểu mẫu Excel là không thể tích hợp với các công cụ khác như phần mềm chấm công, biểu mẫu hợp đồng, lịch phỏng vấn nhân sự,…
  • Dễ gây ra lỗi sai bởi thao tác của con người.

    Tất cả các thao tác trên Excel từ việc nhập liệu, tìm kiếm, tra soát, sao chép, chỉnh sửa, thêm dòng/cột, xóa dòng/cột, thay đổi công thức tính toán,… đều được thực hiện hoàn toàn thủ công, dễ dẫn đến sai sót trong quá trình thực hiện. Sai sót sẽ còn xảy ra thường xuyên hơn nữa khi nhiều người cùng truy cập và chỉnh sửa một file Excel.

Cùng với xu thế số hóa và chuyển đổi số của doanh nghiệp hiện nay, việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự đang là xu hướng chuyển đổi của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Phần mềm là một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý con người hiệu quả và tiết kiệm. Việc áp dụng các phần mềm quản lý doanh nghiệp sẽ gia tăng năng suất lao động, khai thác tối đa “tiềm năng” của nhân viên. Từ đó hệ thống sẽ đánh giá một cách khách quan, minh bạch công sức của họ.

2. Lợi ích khi sử dụng Phần mềm quản lý nhân sự

Một phần mềm quản lý nhân sự tốt có thể khắc phục hoàn toàn các nhược điểm của Excel. Hơn thế nữa còn được tích hợp nhiều tính năng mang lại lợi ích tuyệt vời cho doanh nghiệp:

Lợi ích của Phần mềm quản lý nhân sự

  • Tiết kiệm thời gian làm việc.

    Không cần lưu trữ quá nhiều hồ sơ, giấy tờ hay quy trình phê duyệt phức tạp.
    Tất cả các thông tin nhân sự sẽ được số hóa và lưu trữ một cách thông minh.
    Doanh nghiệp không cần mất thời gian để chấm công, tính lương hàng tháng.
    Nhân viên không còn phàn nàn về sai sót trong công tác quản lý nhân sự của doanh nghiệp.
  • Tối ưu quy trình tuyển dụng.

    Quy trình tuyển dụng được rút gọn các thủ tục giấy tờ hành chính. Tiến độ kế hoạch tuyển dụng được chia sẻ và trình – duyệt tự động giữa các bộ phận liên quan, cắt giảm tối đa thời gian xử lý công tác hành chính không thực sự cần thiết.
  • Thiết lập các báo cáo tự động, nhanh chóng.

    Không chỉ là nhìn dữ liệu trực quan, cấp quản lý còn có thể nắm được đầy đủ và chuyên sâu về các chỉ số nhân sự trong doanh nghiệp nhờ hệ thống báo cáo tự động của phần mềm. Nhờ đó kiểm soát được số lượng, tình hình biến động ở từng bộ phận, hỗ trợ cấp quản lý ra quyết định một cách nhanh chóng và chính xác, kịp thời có giải pháp ổn định nhân sự.
  • Sắp xếp và lưu trữ mọi dữ liệu nhân sự theo một quy chuẩn chung.

    Mọi thông tin hợp đồng, dữ liệu nhân sự đều được sắp xếp một cách hệ thống giúp người xem dễ dàng tra cứu và khai thác thông tin. Các biểu mẫu cũng được thiết kế theo quy chuẩn của công ty và được tích hợp sẵn trong phần mềm, đảm bảo tính thống nhất và tiện lợi khi cần sử dụng.
  • Bảo mật dữ liệu an toàn, phân quyền truy cập.

    Tất cả phần mềm quản lý hiện nay đều phân quyền tương đối chặt chẽ giữa lãnh đạo cấp cao, quản lý cấp trung, chuyên viên nhân sự và nhân viên thông thường. Vì vậy các dữ liệu nhạy cảm liên quan đến nhân sự như lương hay thông tin cá nhân đều được bảo vệ cả trong hệ thống doanh nghiệp cũng như bên ngoài công ty.

  • Tích hợp được với nhiều công cụ, phần mềm khác.

    Nhờ khả năng tích hợp rộng rãi với rất nhiều công cụ khác, hệ thống đã có thể tự động thu thập và xử lý dữ liệu, không đòi hỏi con người phải thực hiện từng thao tác thủ công nữa (ví dụ như tích hợp với phần mềm chấm công, tự động tính lương theo dữ liệu của bảng chấm công; tự động cập nhật lương thưởng từ xếp hạng trên bảng đánh giá của nhân viên, tích hợp lịch thông báo nhắc hẹn phỏng vấn ứng viên mới…). Phần mềm cũng tập trung tất cả dữ liệu nhân sự về một nơi duy nhất, giúp bạn dễ dàng theo dõi và tìm kiếm thông tin.
  • Hạn chế các lỗi sai phát sinh do thao tác nhập liệu, sao chép, tính toán của con người.

    Các lỗi sai này sẽ hầu như không có nếu dữ liệu nhập vào chính xác. Và nếu có sai sót, nhân viên kịp thời phát hiện thì chỉ cần chỉnh sửa lại số liệu ban đầu, các số liệu khác sẽ được tự động cập nhật đúng.
  • Giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng năng suất lao động.

    Thay vì phải thuê thêm 1-2 người để làm các công việc như: nhập liệu, tính toán và xử lý công việc giấy tờ để thu thập dữ liệu lên cơ sở tính lương, quản lý số lượng nhân viên, lên kế hoạch tuyển dụng,… bạn chỉ cần đầu tư số tiền vừa phải cho một phần mềm là đã có thể xử lý các công việc trên một cách chính xác, nhanh chóng. Hơn thế nữa, phần mềm hướng tới việc quản lý không giấy tờ sẽ giúp cắt giảm hàng triệu tiền văn phòng phẩm và thời gian đi lại.

3. Phần mềm Quản lý nhân sự – STHINK HRM

SThink HRM giúp nhân sự tiết kiệm thời gian xử lý công việc

Phần mềm Quản lý nhân sự – STHINK HRM cung cấp giải pháp tổng thể nguồn nhân lực, phù hợp với mọi loại hình doanh nghiệp từ sản xuất, thương mại, tập đoàn… có khả năng mở rộng không giới hạn, có thể tùy chỉnh thiết kế theo mong muốn của doanh nghiệp.

STHINK HRM có đầy đủ các tính năng quản lý nhân sự toàn diện như:

    • Quản lý hồ sơ nhân sự
    • Tuyển dụng, đào tạo
    • Đánh giá nhân viên
    • Quản lý bảo hiểm
    • Chấm công
    • Tính lương
    • Tính thuế TNCN
    • Đặt lịch làm việc, phòng họp
    • Giải quyết các chế độ cho nhân viên
    • Xử lý các công việc hành chính,…

Các tính năng của phần mềm quản lý nhân sự SThink HRM

STHINK HRM phù hợp với mọi ngành nghề của doanh nghiệp, đặc biệt với những ngành nghề có tính linh hoạt và sự biến động nhân sự liên tục. Với đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp và trách nhiệm cao, Phần mềm STHINK sẽ tiến hành gia công – thiết kế phần mềm đảm bảo hoàn thiện sản phẩm mang lại hiệu quả và đúng theo yêu cầu của khách hàng.

Ưu điểm của Phần mềm STHINK HRM:

Ưu điểm của phần mềm STHINK HRM

Để được tư vấn về phần mềm, Quý khách hàng liên hệ qua số Hotline:
0903 100 558 – (028) 3974 5006

Phần mềm STHINK chuyên lập trình chỉnh sửa theo yêu cầu của Quý khách hàng. Chuyên hỗ trợ tư vấn giải pháp quy trình vận hành phần mềm phù hợp với đặc thù kinh doanh sản xuất của từng doanh nghiệp.

Để xem thêm chi tiết về các Phần mềm của SThink. Quý khách vui lòng truy cập link:  https://sthink.com.vn

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *